איך מתכננים מסר חזותי לאירוע עסקי?

אירוע עסקי מפגיש אנשים עם מידע חדש, לעיתים בתוך זמן קצר מאוד. המבקרים נכנסים, מתרשמים מהחלל ומנסים להבין מה מחכה להם. מסר חזותי ברור עוזר להם להתמצא כבר מהרגע הראשון.

לפני שבוחרים תמונה או צבע, כדאי להגדיר מה רוצים להעביר. האם מציגים מוצר חדש, מזמינים להרצאה או מכוונים לעמדת הרשמה? לכל מטרה מתאים סדר מידע אחר, ולעיתים גם מיקום שונה.

מתחילים בפעולה שרוצים לעודד

בחרו פעולה מרכזית אחת לכל מסר שתציגו בחלל. למשל, הרשמה לפעילות, הגעה למתחם מסוים או היכרות עם שירות. כתבו כותרת שמבהירה את הפעולה, והוסיפו רק פרטים שמסייעים לבצע אותה.

אם המסר מזמין להרצאה, הציגו בבירור את הנושא, השעה והמיקום. אם הוא מציג מוצר, הדגישו את התועלת הרלוונטית לקהל האירוע. אל תעמיסו את כל פרטי החברה על שטח אחד.

הדפסת פוסטרים יכולה להשתלב בתכנון הזה בנקודות שבהן המבקרים צריכים הכוונה. התחילו בתוכן הדרוש בכל נקודה, ורק אחר כך גבשו את העיצוב. כך תתנו לכל פריט תפקיד ברור לאורך מסלול הביקור.

בוחרים מיקום לפי הדרך שבה אנשים נעים

עברו בחלל ובדקו מאילו כיוונים המבקרים מגיעים לכל אזור. שימו לב לכניסה, לעמדת הקבלה ולמעברים בין הפעילויות. חפשו מקום שמאפשר לראות את המסר בלי לעצור את התנועה.

בכניסה כדאי להציג מידע שמסייע למבקרים להתחיל את הביקור. ליד אזור הפעילות אפשר להוסיף פרטים שמעמיקים את ההיכרות. בדרך ליציאה אפשר להזמין להמשך קשר, בהתאם למטרת האירוע.

במסגרת שירותי דפוס לאירוע, כדאי להכין רשימה של כל נקודות התצוגה. ציינו ליד כל נקודה את מטרתה ואת המידע הדרוש בה. הרשימה תעזור לכם לזהות כפילויות ולצמצם מסרים מיותרים.

מסדרים את המידע לפי סדר החשיבות

הקורא צריך לזהות במהירות מה לקרוא קודם ומה לבדוק בהמשך. תנו לכותרת מקום בולט, והשאירו מרווח בינה לבין הפרטים הנוספים. בחרו תמונה שמשרתת את התוכן, ושמרו על ניגוד ברור בין הטקסט לרקע.

הדפסת פוסטרים מתחילה כאן בהחלטות על סדר המידע ועל הקריאות. בדקו את העיצוב בגודל שמתקרב למידות התוצר המתוכנן. התרחקו מעט ושאלו האם הכותרת עדיין ברורה.

הפקות דפוס מאפשרות לתכנן שפה חזותית משותפת לפריטים שמלווים את האירוע. השתמשו באותם צבעים, בסגנון כותרות עקבי ובמיקום קבוע לסמל החברה. התאימו את כמות הטקסט לתפקיד של כל פריט.

מכינים קובץ שמתאים למקום התצוגה

לפני העברת הקובץ, מדדו את השטח שבו תציגו את התוצר. בדקו אם המקום מתאים לעיצוב אנכי או אופקי. ודאו שגם ריהוט, דלתות וציוד האירוע משאירים את המסר גלוי.

הדפסת פוסטרים מאפשרת להציג מסרים בכנסים, בהשקות ובמפגשים עסקיים. כדי להתאים את התוצר, מסרו לצוות את המידות ואת אופן התצוגה. בקשו הנחיות להכנת הקובץ, לרבות איכות התמונות והשוליים הנדרשים.

כשתכננו הפקות דפוס נוספות, רכזו את כל הקבצים בתיקייה מסודרת. תנו לכל קובץ שם שמציין מיקום, מידה וגרסה. כך תעזרו לכל המעורבים לעבוד עם החומר המעודכן.

בודקים את הפרטים לפני האישור

עברו על שמות המשתתפים, שעות הפעילות ופרטי יצירת הקשר. בדקו גם כתובות, מספרי טלפון וכל מידע שמשפיע על הגעת המבקרים. בקשו מאדם נוסף לקרוא את הטקסט לפני שתאשרו אותו.

אם הוספתם קוד לסריקה, בדקו שהוא מוביל ליעד הנכון. נסו לסרוק אותו גם מתצוגה בגודל המתוכנן. ודאו שהעמוד שאליו הוא מפנה מציג מידע עדכני ומתאים לנייד.

לפני אישור הדפסת פוסטרים, ודאו שכל התיקונים מופיעים בגרסה הסופית. השוו אותה לרשימת נקודות התצוגה שהכנתם בתחילת העבודה. בדקו שאין אזור שחסר בו מידע חיוני למבקרים.

מתכננים את האירוע עם גיל פרינט

הכינו עבור גיל פרינט תיאור קצר של האירוע ושל קהל המשתתפים. צרפו את המידות, הכמויות, מועד האירוע ואופן התצוגה המתוכנן. הפרטים האלה יעזרו לצוות להבין את הצורך ולבחון את האפשרויות המתאימות.

כאשר מרכזים הפקות דפוס סביב תוכנית מסודרת, קל יותר לתאם בין הפריטים. אפשר לבדוק מראש כיצד כל מסר משתלב בחלל ובמהלך האירוע. כך גם צוות ההקמה יודע היכן להציב כל פריט.

השאירו זמן לבדיקה משותפת של התוכן ושל הקבצים לפני ההפקה. תכנון ברור יאפשר לכם להגיע ליום האירוע עם מסרים מסודרים. המבקרים יוכלו למצוא את המידע הדרוש ולהמשיך בנוחות לפעילות הבאה.